Le conseil d’administration d’un syndicat peut-il le conclure sans l’accord des copropriétaires ?
Le conseil d’administration du syndicat, et ce peu importe l’importance de celui-ci au niveau du nombre d’unités ou de copropriétaires, doit gérer d’importantes sommes d’argent et traiter des problèmes de toute nature. Dans plusieurs cas, le conseil d’administration décide de s’adjoindre les services d’une firme de gestion spécialisée en la matière. Une telle décision peut avoir un impact palpable sur les charges communes qui augmenteront nécessairement.
Dans plusieurs cas, le conseil d’administration décide de s’adjoindre les services d’une firme de gestion spécialisée en la matière.
Compétence du conseil
Le Code civil du Québec prévoit que l’octroi d’un tel contrat est une décision qui relève de la compétence du conseil d’administration, à moins d’une disposition contraire dans la déclaration de copropriété. Quant aux honoraires qui en découlent, une consultation de l’assemblée des copropriétaires est requise. Pour le syndicat, ses organes sont le conseil d’administration et l’assemblée des copropriétaires ou tout autre entité utile à la gestion du syndicat. Les fonctions du conseil d’administration sont énumérées dans le Code civil du Québec et ses fonctions incluent la gestion des affaires du syndicat.
Contrat de gestion
Ainsi, l’article 1085 CcQ permet au conseil d’administration de confier l’administration courante du syndicat à un gérant. Le conseil d’administration doit déterminer l’étendue des pouvoirs qui seront délégués au gérant, moyennant une rémunération.
Devoirs du gérant
Les devoirs et obligations du gérant sont définis dans le contrat que le syndicat, représenté par le conseil d’administration, signe avec le gérant. Ce contrat est de la nature d’un contrat de service. Toutefois, la dépense relative aux honoraires de la firme de gestion agissant comme gérant du syndicat doit être approuvée par le conseil d’administration, après consultation de l’assemblée des copropriétaires en vertu de l’article 1072 CcQ, car il s’agit d’une charge commune.
Obligation de consultation
L’obligation du conseil d’administration est de consulter l’assemblée des copropriétaires pour les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la copropriété. L’assemblée des copropriétaires n’a pas à donner son approbation à de telle dépense. Elle doit seulement être consultée.
Un vote consultatif pourrait avoir lieu pour s’assurer que tous les copropriétaires s’expriment sur ces dépenses et ainsi procéder à une consultation plus concrète. Le défaut de consulter l’assemblée des copropriétaires sur les dépenses qui constituent les charges communes, peut entraîner l’annulation d’un avis de cotisation pour de telles dépenses.
Par conséquent, malgré que le conseil d’administration puisse prendre la décision de s’enjoindre les services d’une firme de gestion, la dépense qui en résulte étant une charge commune, doit faire l’objet d’une consultation auprès de l’assemblée des copropriétaires afin de la valider. Un vote consultatif pourrait être un moyen de procéder à une telle consultation ou à défaut de rédiger un procès-verbal détaillant les discussions survenues lors de l’assemblée des copropriétaires.
Il faut cependant rappeler qu’une telle consultation ne lie pas le conseil d’administration, car il est, dans ce cas, l’organe décisionnel. Cependant, malgré le fait que le conseil d’administration décide néanmoins de confier certaines fonctions à une firme de gestion, il demeure responsable légalement de la gestion mise en place par le gérant car la délégation de ses fonctions ne le décharge aucunement de ses responsabilités.